Účetní
Lucie Žáková
účetní
2–4 lidi
urgence podkladů
přehled klientů
3,7
Podklady od klientů pod kontrolou. Bez každoměsíčního nahánění.
Každý měsíc to bylo stejné.
Někdo dodal všechno.
Někdo něco.
Někdo nic.
Lucie si musela pamatovat, kdo typicky zapomíná faktury, kdo zapomíná bankovní výpisy pozdě a koho už urgovala. A místo účetnictví řešila logistiku.
Dnes má každý klient svůj „řádek“ v přehledu. Vidí stavy: Čekám na podklady → Částečně dodáno → Můžu začít.
Everbot jí během pár vteřin připraví konkrétní email přesně na míru pro daného klienta. Na co nemá zapomenou, v jaké specifické struktuře je má a co ví jen on a jeho účetní.
Výsledek? Méně stresu. Více účtování.
„Už to nemám v hlavě.
Mám to v systému.“
Lucie Žáková
Nepotřebovala jsem složitý systém. Potřebovala jsem přehled a možná i "druhý mozek", který v emailech, které posílám na klienta s prosbou o podklady, nikdy na nic nezapomene. Co mi to přineslo:
jasný seznam „můžu začít“
méně ručních urgencí
klid každý měsíc
Okopíruj tento můj postup
Účetní má kontrolovat hlavně čísla.
Na ostatní může mít systém, který vše hlídá za ni.
Druhý mozek
Everbot dokáže během chvíle vytvořit perfektně strukturované personalizované urgence bez psaní od nuly.
Jak to funguje:
chybí mi faktury, doklady a výpisy pana Nováka
Everbot mi vygeneruje konkrétní e-mail se zahrnutím všech specifik pana Nováka - má 3 účty, rozdělené účetní knihy a drobný eshop, kde musí postahovat podklady ručně
lehce doupravím a odešlu
Co mi to vyřešilo:
nevymýšlím stejný e-mail 20×
každý klient dostane jiný text
komunikace zůstává osobní a profesionální
1
2
Dokonalý přehled
Mám přehled klientů a stav všech podkladů ve Freelu.
Jak to funguje:
každý klient = jeden úkol
nastavím stav: Čekám na podklady → Částečně dodáno → Můžu začít
Co mi to vyřešilo:
vidím celý měsíc na jednom místě
vím, kdo je problém
nemusím si nic pamatovat
Umění zastoupit se
Interní poznámky a pořádek máme na jednom místě. Tohle je obrovská úleva hlavně ve chvíli, kdy máš víc klientů nebo malý tým.
Jak to funguje:
ke každému klientovi si píšu interní poznámky
eviduji specifika (např. „pozor na hotovostní doklady z důvodu…“, „posílá banku vždy pozdě“)
vidím historii komunikace a stav
Co mi to vyřešilo:
nemusím držet všechno v hlavě
když onemocním nebo jedu na dovolenou, kolegyně ví, co se děje
klient není závislý jen na mně
3
Proč účetní tráví tolik času urgencemi
Protože bez systému musí všechno držet v hlavě.
Freelo drží přehled.
Everbot pomáhá s texty.
Lucie účtuje.
Navíc doposud byly urgence poměrně neosobní. S Everbotem jsou texty generované, obsah je konkrétní a perfektně strukturovaný. Klient tak cítí pomoc, ne tlak.
"Zastupitelnost je věc, která se málo skloňuje. Když pak přijde 20. den v měsíci a kolegyně onemocní, může nastat malý konec světa. Když ale v systému vidíš, kdo čeká, kdo dodal, kdo je kompletní, tak máš situaci plně pod kontrolou."
Lucie Žáková
Může se ti hodit taky
Nejsou součástí tohoto postupu, ale často je přidáváme jako další krok, když chceš jít ještě dál.
Faktury
Již nebudete muset posílat upomínky svým zákazníkům ručně nebo pokaždé odkliknout, že faktura je uhrazena. Vytvářejte si šablony faktur, anebo nastavte jejich pravidelné vystavování a odesílání.
Web
Profesionální web pro důvěryhodnost bude fungovat vždy.
Solidpixels doporučuje: Ideálními šablonami pro vás k okopírování jsou koncepty Realia a Finance. Ušetříte tak až desítky hodin práce při přípravě webu.
Emailing
Proč nedělat kvartální newsletter s novinkami ohledně řízení financí? A co takhle něco sofistikovaného – automatická gratulace k překročení obratu z minulého roku. I to se dá.
Jak začít
Zarezervujte si hodinu s expertem, zdarma
Během 60 minut tě naučíme generovat si texty a další obsah přes Everbot. Pak se podíváme na Freelo a do emailu ti zašleme i vše ostatní shrnuté, ať se máš k čemu vracet.
Shrnutí prvních
kroků podle Lucie
Krok 1 - Perfektní urgence
Posílej osobní urgence vygenerované během pár minut na základě fungování a specifik konkrétního klienta.
Měj přehled o všech klientech
Bez psaní poznámek. Bez stresu na konci každého měsíce, že se na něco zapomnělo.
Vyřeš zastupitelnost v týmu
Chřipka 20. den v měsíci? Svět se nezhroutí, kolegyně tě v pohodě zastoupí na tvých klientech.
Nejčastější otázky
Ano. Právě proto má každý klient ve Freelu svůj vlastní prostor a poznámky.
Vidíš, co u koho typicky řešíš, a podle toho posíláš konkrétní připomínku.
Everbot ti pomůže s formulací textu, ale strukturu si držíš ty.
Nepíše jim robot.
Everbot ti jen připraví návrh e-mailu, který upravíš a odešleš ty.
Komunikace zůstává osobní – jen ti šetří čas.
Ve Freelu jednoduše změníš stav klienta na „Kompletní“ a víš, že můžeš začít.
Pokud něco chybí, máš to poznamenané v interních poznámkách a víš, co zkontrolovat.
Používáš dál email a úložiště na podklady tak, jak jako běžně.
Freelo ti jen dává přehled o stavu klientů a Everbot ti pomáhá s texty.