Onboarding zaměstnanců – 9 tipů, jak na něj

Nabíráte zaměstnance? Potřebujete je co nejrychleji zapojit do procesu, ale nevíte, jak na to? Připravili jsme pro vás 9 tipů, jak na úspěšný onboarding nováčků, abyste byli spokojení vy i oni.

Správné přivítání nového kolegy ukazuje vaši profesionalitu, přívětivou firemní kulturu a dobré organizační schopnosti. Pomůže nováčkovi ke snadnější aklimatizaci, k lepšímu začlenění do pracovního týmu a zajistí mnohem lepší výkonnost brzy po nástupu.

Čím větší vaše firma je a čím více zaměstnanců přijímá, tím důležitější je pojmout onboarding systematicky – připravit si proces, zapsat jednotlivé kroky do brožury nebo online manuálu, seznámit s ním jak manažery, tak nováčky a společně kontrolovat průběh.

1. Komunikujte s nováčky ještě před jejich nástupem

Věnujte vašemu vybranému nováčkovi pozornost. Minimalizujete tak riziko, že si zaměstnanec plánovaný nástup rozmyslí. Základem může být uvítací a informační e-mail, ve kterém shrnete praktické informace ohledně nástupu – kdy a kam má přijít, co si má vzít s sebou, jak se má obléct a co ho první den čeká.

2. Mějte pro ně orientační brožuru

Pomůžete tím nováčkům zorientovat se v pracovním prostředí a sobě ušetříte spoustu času a opakování. Brožura může obsahovat například organizační strukturu společnosti, informace o firemní kultuře, komunikační kanály, pracovní dobu, kontakty na různá oddělení, dress code, firemní výhody a benefity a pokud se jedná o větší pracoviště, můžete do brožury rovněž umístit plánek a vyznačit zde jednotlivá oddělení, kuchyňku, šatnu, jídelnu a další.

3. Připravte jim pracovní místo tak, aby se co nejdříve cítili jako doma

Ukažte kolegovi či kolegyni jeho pracovní místo a ujistěte se, že na něm najde vše potřebné. Detaily a preference, pokud hrají roli, můžete komunikovat už před nástupem. Pokud se jedná o práci s počítačem, zajistěte nutné příslušenství. Pokud budou potřeba jiné nástroje, komunikujte předem, co zaměstnanec dostane a co ne.

4. Udělejte dobrý dojem uvítacím balíčkem

Přibalit můžete to, co bude nový kolega potřebovat ke své práci – zápisník, láhev na vodu, firemní tričko nebo mikinu, bezdrátová sluchátka nebo třeba batoh. Fantazii se meze nekladou, platí však pravidlo, že kvalita vítězí nad kvantitou.

5. Připravte pro každého nováčka onboardingový plán

Vypracujte individuální onboardingový plán pro každého nováčka na první týdny. Do plánu byste měli zahrnout všechny důležité body, které nováčka čekají: například vstupní prohlídky, školení, schůzky, porady, setkání s vedením apod. Plán by měl také obsahovat milníky, kterých je třeba dosáhnout v rámci zkušební doby – naučit se používat firemní software, od práce pod dozorem přejít k samostatné činnosti, zvládnout obsluhu strojů atd. Pomůže to vám i novým zaměstnancům vyhodnotit, jak dobře si vedou.

6. Poskytněte přístupy ke všemu, co budou potřebovat

Může se jednat o nastavení počítače, emailové schránky, předání přístupových hesel do jednotlivých interních a externích aplikací a systémů, ale také fyzické klíče nebo kódy ke vstupu do budov.

7. Seznamte je s ostatními

Vezměte kolegy na společný oběd s týmem, představte je vedení a dalším zaměstnancům, se kterými budou pravidelně v kontaktu. Pokud je pro vás časově náročné zrealizovat osobní schůzky s jednotlivými členy vedení, zkuste třeba natočit videa.

8. Přiřaďte jim parťáka

V mnoha firmách se osvědčilo přiřadit ke každému novému zaměstnanci zkušenějšího kolegu, který mu na začátku všechno ukáže – kam se chodí na oběd, jak se zorientovat v kuchyňce nebo na koho se má obrátit, když potřebuje s něčím pomoct. Tenhle parťák by měl tedy podat nováčkovi pomocnou ruku vždy, kdykoliv to je potřeba. Pokud je to možné, vyberte pro tuto roli někoho jiného než přímého nadřízeného. Pro nováčka tak bude snazší se na parťáka obrátit v případě nejistoty nebo obtíží.

9. Nezapomeňte na zpětnou vazbu

Zpětná vazba je nepostradatelná pro neustálé zlepšování onboardingového procesu a rozhodně by neměla být výhradní doménou HR oddělní. Mnohem upřímnější reakce získáte neformálně v rámci týmu. Přímý nadřízený by proto měl průběžně zjišťovat, zda nováček vše stíhá, chápe a jestli mu něco nechybí.