Jak si udržovat přehled v zakázkách

Udržujte si průběžný přehled o svých zakázkách. Jakmile to začnete dělat, nejen že získáte lepší představu, jaká práce je před vámi, ale brzy se budete moci dívat i do historie a vyhodnocovat, jak se vám daří dodržovat termíny. Začnete se zkrátka zlepšovat.

Naučíte se:

• Zautomatizujte si, jaké základní informace je u každé zakázky důležité znát.

• Naučíte se tyto informace udržovat aktuální.

• Budete si moci zakázky filtrovat, řadit a vyhledávat.

• Každý den uvidíte, kolik zakázek máte rozpracovaných a kolik máte času na dokončení. Tabulka Vám barevnými ikonami ukazuje, u kterých zakázek se vám čas krátí, nebo jste ve zpoždění.

• Začnete se zlepšovat v úvodních odhadech termínů.

Jak postupovat:

1. Stáhněte si vzor prehled_obchodních_zakázek.xls

2. Vyplňte podle uvedeného příkladu všechny své čekající a rozpracované zakázky.

3. Od teď zadejte co nejdříve každou novou zakázku.

4. Při změně stavu zakázku aktualizujte.

5. Vyzkoušejte si, jak vám pomáhají filtry a řazení. Seřaďte si zakázky třeba podle zbývajícího času k dokončení od nejmenší hodnoty po největší. Uvidíte, co nejvíc hoří!

Tipy

• Pokud máte zakázek hodně, začněte tím, že vyplníte všechny rozpracované. V dalším kroku pak začněte doplňovat slíbené/ objednané.

• Odkaz na tabulku si uložte na plochu svého počítače, aby byla vždy to první, co uvidíte, když začínáte svůj pracovní den.

• Každé ráno tabulku otevřete a projděte si, v jakém stavu, jaké zakázky jsou a kolik času na dodání vám zbývá.

• Udržujte tabulku vždy aktuální a vždy jen jednu!

• Jakmile dostanete novou zakázku, zadejte ji do tabulky a co nejdříve zjistěte a doplňte případně chybějící informace.

• Tabulka je odemčená, můžete ji snadno doplňovat o další informace, které potřebujete k zakázce znát, můžete si postupně sami vylepšovat, jak ji používáte, měnit přednastavené seznamy apod. Důležité je začít.

• Rozšířit si tabulku můžete například o odhad a skutečnost nákladů na každou zakázku. S přibývající historií uvidíte, jak vám odhady jdou a můžete se v nich zlepšovat.