Daňová evidence – jste OSVČ a při výpočtu základu daně využíváte skutečné náklady (to znamená, že nejste v paušálním režimu ani neuplatňujete paušální výdaje). Váš roční obrat přitom nesmí přesáhnout 25 milionů Kč.

Účetnictví –  účetnictví vedete, pokud jste právnická osoba, případně pokud jako OSVČ máte příjmy nad 25 milionů korun. Účetnictví můžete vést i dobrovolně.

Jak se liší daňová evidence pro plátce a neplátce DPH?

Základním dokumentem je v obou případech deník příjmů a výdajů neboli peněžní deník. Do něj zapisujete příjmy a výdaje související s vaším podnikáním.

• Neplátci DPH údaje do deníku zapisují s datem, kdy peníze reálně přijali či vydali. Pokud tedy neplátce DPH vystaví 10. září fakturu a zákazník mu ji zaplatí 24. září, do deníku zapíše podnikatel příjem s datem 24. září. Deník můžete vyplnit i později, položky nemusí být řazené chronologicky. Důležité však je, abyste příjem či výdaj zaevidovali ve stejném roce. Údaje můžete zapisovat i hromadně, např. na jeden řádek uvedete poštovné za celý měsíc.
• Plátci DPH musí kromě toho vést i pomocnou evidenci k DPH. Díky ní máte k dispozici údaje, které potřebujete pro daňové přiznání k DPH, kontrolní hlášení či souhrnné hlášení. Například u přijatých plateb tedy evidujete v deníků příjmů a výdajů den, kdy vám peníze dorazí na účet, pro účely DPH je ale klíčové datum uskutečnění zdanitelného plnění, které je uvedené na faktuře. Datum uskutečnění zdanitelného plnění tak musíte evidovat zvlášť v pomocné evidenci k DPH.

Kromě soupisu příjmů a výdajů vedete i evidenci majetku a závazků. Zákon o daních z příjmů, kterým se daňová evidence řídí, nestanovuje přesně, jakým způsobem tuto evidenci musíte vést – můžete proto zvolit jednoduchou excelovou tabulku anebo už existující účetní software.

Peněžní deník pro vedení jednoduchého účetnictví

Pojemm jednoduché účetnictví od roku 2003 nahradil termín daňová evidence. Zároveň je důležité upozornit, že pojem jednoduché účetnictví má od roku 2021 novou náplň. Označuje formu evidence, kterou využívají:

• spolky,
• odborové organizace,
• organizace zaměstnavatelů,
• církve,
• honební společenstva atd.

Peněžní deník: Excel vs. účetní program

V tabulce najdete srovnání mezi Excelem a účetním programem, který umožňuje vedení peněžního deníku.

Vedení peněžního deníku v Excelu je vhodné pro ty, kteří s ním zvládnou pracovat na pokročilejší úrovni a zároveň se vyznají v daňové evidenci. Tvorba peněžního deníku v účetním programu tolik znalostí nevyžaduje, protože vyplňujete předpřipravené šablony.

Co všechno si můžete dát do nákladů?

Daňová uznatelnost je definována zákonem o daních z příjmu a daňově uznatelné výdaje musí splnit tři hlavní podmínky:

• Prokazatelnost – musíte být schopní prokázat kdy, komu a kolik jste zaplatili – v praxi to znamená mít daňový doklad. Náklad také musí časově spadat do daného účetního období.
• Evidence – náklady je nutné správně vést v daňové evidenci, jak jsme si naznačili výše.
• Souvislost s ekonomickou činností – zjednodušeně řečeno jde o výdaje, které přímo souvisí s chodem vaší firmy a její schopností vydělávat peníze.

Do nákladů si tedy můžete dát například:

• Nákupy materiálů a zboží
• Výdaje na pracovní cesty (doprava, ubytování)
• Mzdy a pojistné zaměstnanců
• Pracovní oblečení a ochranné pomůcky
• Nájemné
• Reklamní a propagační materiály/předměty

Co do nákladů naopak dát nejde, i když se zdá, že by to jít mohlo:

• Reprezentace firmy - nejčastěji pohoštění, občerstvení či dary
• Daň z příjmu, daň dědická a darovací
• Zdravotní a sociální pojištění podnikatele
• Podíly na zisku, odměny pro členy statutárních orgánů
• Pořizování majetku
• Náklady na osobní spotřebu

Pokud podnikatel vede daňovou evidenci, zjednodušeně to znamená, že pro výpočet základu daně slouží rozdíl mezi jeho příjmy a výdaji. Tyto příjmy a výdaje je však třeba někde evidovat.

Jak na evidenci příjmů a výdajů? Zkuste v účetním programu. Jak si vybrat účetní systém se dozvíte v našem článku Základní dovednosti v účetních softwarech nebo Jak správně vybrat účetní systém.