logo

Jak správně vybrat účetní systém?

Jak správně vybrat účetní systém?

Opravdu dobrá příprava v podnikatelských začátcích zahrnuje nejen průzkum trhu, počáteční investice a rezervy, ale je v jejím rámci potřeba myslet i na nástroje, které budou vaším každodenním společníkem a pomocníkem v podnikání.

cover

Úroveň

Středně pokročilý

Doporučený čas

4 min

Odborným garantem obsahu je Seyfor

Musíte mít také na paměti, že jako podnikatel jste právně vázán určitými povinnostmi, a jednou z nich je právě vedení účetnictví. Jaké máte možnosti, pokud se chcete vyhnout nepřehledným tabulkám, přeplněným složkám a zároveň pracovat v souladu s platnou legislativou?

Vedení účetnictví

Vedení účetnictví není jen nudnou zákonnou povinností, poskytuje vám především přehled o nákladech a výnosech, což usnadňuje řízení vašeho podniku. Na trhu je dnes již spousta chytrých nástrojů, které většinu rutinní práce udělají za vás a ušetří vám čas.

U dodavatelů najdete celou řadu fakturačních aplikací a účetních softwarů. Pokud patříte mezi začínající podnikatele, budete pravděpodobně zpočátku potřebovat řešit pouze faktury a tak bude nejlepší zvolit levné a snadno použitelné řešení.

Proto zřejmě sáhnete po fakturačních programech (např. iDoklad nebo Money S3), které nevyžadují nákup softwaru ani jeho instalaci do svého zařízení. Vystačíte si třeba jen s aplikací pro fakturaci.

Pokud kromě sebe zaměstnáváte další lidi, zpracováváte mzdy nebo potřebujete vést sklad a zároveň vést účetnictví interně, aplikace pro fakturaci vám stačit nebude. Tehdy je čas přejít na účetní software nebo začít uvažovat o podnikovém informačním systému.

Účetní systém však najde uplatnění i ve společnosti, jejíž účetnictví zpracovává externí účetní. To proto, že vám usnadní předání faktur externímu účetnímu a zároveň můžete využívat jeho pokročilé funkce, jako je sklad, mzdy apod.

Jak vybrat účetní program?

Jak si ale mezi mnoha účetními programy vybrat ten správný? Pokud hledáte řešení, které chcete používat několik let, je příprava na výběr a samotný výběr správného softwaru jedním z nejdůležitějších kroků.

Každý účetní systém obsahuje základní funkce, které můžete podle potřeby doplnit volitelnými moduly. Každý z nich vás bude něco stát, takže je dobré zvážit, které funkce opravdu potřebujete, abyste neplatili za něco, co ani nevyužijete.

Až přijde čas a vaše firma se opět rozroste, můžete si potřebné moduly vždy dokoupit.

Při výběru účetního systému zohledněte následující skutečnosti:

  • do jaké kategorie podnikání spadáte z hlediska vedení účetnictví – zda budete vést daňovou evidenci nebo účetnictví (označované i starším názvem jakou podvojné účetnictví),
  • jaké jsou vaše možnosti investice do softwaru,
  • velikost podniku a počet uživatelů, kteří budou v systému pracovat,
  • požadavky na účetní systém,
  • reference o dodavatelích jednotlivých systémů a jejich historii.

Jak vybrat dodavatele účetního softwaru? Výběr vhodného dodavatele je stejně důležitý jako stanovení požadavků na samotný systém. Nevybírejte neuváženě nebo podle toho, co používají vaši známí.

Zajímat by vás mělo:

  • Je dodavatel ověřený?
  • Jak hodnotí dodavatele a jeho řešení firmy s podobným zaměřením jako je to moje?
  • Jaké jsou možnosti podpory? Budou mi k dispozici konzultanti, zákaznická podpora, aktuální blog s novinkami a návody?
  • Mohu si vyzkoušet bezplatnou verzi softwaru?
  • Kolik mě bude software stát, včetně případné předimplementační analýzy, implementace, licencí, aktualizací atd.?

Možnost vyzkoušet si demoverzi je k nezaplacení. Můžete se předem seznámit s tím, v jakém prostředí budete pracovat, a pokud vám nebude vyhovovat, můžete vyzkoušet jiné řešení. Na druhou stranu, pokud splňuje vaše požadavky, můžete plynule přejít na ostrou verzi.

Výhody podnikání s účetním systémem:

  • práce v souladu s platnými právními předpisy,
  • pravidelné aktualizace,
  • zákaznická podpora,
  • intuitivní uživatelské prostředí,
  • možnost napojení na další řešení – aplikace, e-shop, informační systém,
  • možnost přizpůsobit systém podle aktuálních požadavků.

Kdy je čas začít uvažovat o podnikovém informačním systému?

Účetní software obvykle používají malé firmy, a to především pro vedení účetnictví.

Pokud však vaše firma začne růst a rozšiřovat svou agendu, musíte řešit stále složitější operace a procesy ve vaší firmě. Tím také nastává doba, kdy si pořídit podnikový informační systém. A to ideálně ještě dříve, než se dostanete do bodu, kdy začnete ztrácet přehled o tom, co se v podniku děje.

Při jeho výběru se pravděpodobně setkáte s označením ERP systém (jedná se o systém plánování podnikových zdrojů, neboli „enterprise resource planning system“). Jeho největší výhodou je, že dokáže sjednotit všechny podnikové procesy na jedno místo, takže nebudete potřebovat specializované řešení pro HR, sklad, logistiku, fakturace atd.

Výhody, které ERP systém firmám přináší:

  • sjednocení procesů do jednoho řešení: účetnictví, skladové hospodářství, lidské zdroje, workflow atd.,
  • automatizace rutinních procesů – zbavuje zaměstnance nadbytečné administrativy,
  • přístup k datům kdykoli a odkudkoli,
  • přehled o výkonnosti jednotlivých oddělení i celé společnosti,
  • podrobné analýzy a reporting.

Podnikový informační systém může díky propojení a automatizovaným procesům ušetřit vaší firmě mnoho času a nákladů. Stejně jako u účetních systémů je však potřeba výběr pečlivě zvážit.

Komentáře

Zatím žádné komentáře.

kam dále?
zkuste naše další služby

Manuály a nástroje

Usnadněte si práci díky jednoduchým a srozumitelným návodům a radám. Přinášíme i tipy na nástroje, které vám ušetří hromadu času.⁠

Pokračovat

Konzultace na míru

Poraďte se s odborníky, čelte svým výzvám společně s mentorem nebo nahlédněte pod ruce dalším podnikatelům.

Pokračovat

Akce

Zúčastněte se akcí osobně nebo online. Připojte se k nám a objevte inspiraci, znalosti a nové příležitosti pro růst vašeho podniku.

Pokračovat