Zajistěte, že je vaše firma v souladu s GDPR krok za krokem
Zajistěte, že je vaše firma v souladu s GDPR krok za krokem
Zajistěte pro vaší firmu, že budete v souladu s GDPR. Nařízení o ochraně osobních údajů poskytuje jednotlivcům rozsáhlá práva na jejich údaje a zároveň zavádí přísná pravidla pro to, jak podniky tyto údaje shromažďují, uchovávají a používají.
Úroveň
Středně pokročilý
Doporučený čas
Odborným garantem obsahu je Pro podnikavé
Zajistěte, že je vaše firma v souladu s GDPR krok za krokem
1. Ochrana uchovávání údajů
- Zkontrolujte a vyhodnoťte, jak vaše firma uchovává data: Osobní údaje se mohou nacházet na mnoha místech - v e-mailových schránkách, databázích zákazníků, mobilních telefonech a cloudových službách (Dropbox, Microsoft Office 365, atp.).
- Vytvořte systém pro zpracování a ukládání dat: Ten by měl určit, kde jsou údaje zákazníků zabezpečeny, kdo k nim má přístup a jak jsou chráněny, například šifrováním dat a zabezpečením webových stránek pomocí protokolu SSL.
- Zpracovatelé údajů mohou potřebovat přístup k prvkům, jako jsou telefonní čísla nebo poštovní adresy, takže budete muset definovat proces, jak k těmto údajům přistupovat a za jakých okolností.
- Vytvořte plán přenosu dat: Data jsou nejzranitelnější, když jsou přesouvána například mezi odděleními nebo sdílena s poskytovateli třetích stran (zákaznický servis). Stanovte omezení, jakým způsobem budou data z podniku odstraněna. Například na přenosných počítačích nebo na USB discích.
- Šifrování dat může výrazně snížit sankce, které by firmě hrozily v případě úniku dat.
2. Vyberte odpovědnou osobu
Velké společnosti jsou povinny vytvořit a obsadit zvláštní pozici Data protection officer (DPO). Malé podniky s méně než 250 zaměstnanci jsou od tohoto požadavku osvobozeny, pokud nezpracovávají zvláštní kategorie údajů, které přesahují jejich možnosti.
I když má váš podnik jen několik zaměstnanců, má smysl jmenovat jednu osobu odpovědnou za údaje. To znamená, že někdo převezme funkci zajišťování souladu s GDPR a zajistí, aby váš podnik splňoval požadované předpisy. Budete tak vždy vědět, na koho se obrátit a vyhnete se dohadům o tom, kdo se měl o co postarat.
3. Proškolte své zaměstnance v oblasti GDPR
V očích zákona není neznalost omluvou. Neúmyslné porušení ochrany osobních údajů, například ztráta USB disku s údaji zákazníků mimo kancelář, může mít za následek vysokou pokutu. Celopodnikové školení o GDPR a zásadách nakládání s daty by tak mělo být vaší nejvyšší prioritou v této oblasti.
Naučte zaměstnance rozpoznávat narušení bezpečnosti dat. Jakékoli porušení ochrany osobních údajů musí být nahlášeno komisaři ICO do 72 hodin od jeho výskytu. Hlášení musí obsahovat podrobnosti o tom, jak k porušení došlo, co se dělá pro nápravu porušení a další kroky v podnikových plánech.
4. Subjekty údajů si mohou zkontrolovat, jaké údaje o nich shromažďujete.
Každý občan EU může požádat o přístup ke všem údajům, které o něm uchováváte, a to v plném rozsahu. Může se jednat o cokoli od odkazů v e-mailových zprávách až po záznamy o zákaznících a elektronické poznámky. Mají také právo na opravu nepřesných údajů, které uchováváte, a na žádost o úplné odstranění údajů.
5. Zajistěte, aby dodavatelé splňovali požadavky GDPR
Malé podniky se často spoléhají na síť dodavatelů. Spolupracujete-li s firmou, která má více než 250 zaměstnanců, musíte se ujistit, že i tato společnost je v souladu s GDPR.
Nejrychlejší způsob, jak toho dosáhnout, je požádat dodavatele o vyplnění formuláře o souladu s GDPR, ve kterém podrobně uvedou, jakým způsobem zpracovávají údaje, jaké jsou jejich postupy zabezpečení a uchovávání údajů a jaký typ údajů zpracovávají. Můžete jim zaslat kontrolní seznam shody s GDPR pro malé podniky, který vyplní.
6. Vytvoření prohlášení o zpracování dat
Nakládání s daty musí být férové a transparentní, proto je třeba vytvořit dokument, který vysvětlí, jak vaše firma s daty nakládá. Tento dokument, známý jako prohlášení o korektním zpracování údajů(anglicky „Fair processing notice“ = FPN), by měl být vystaven na dostupném místě, například na vašich webových stránkách.
Měl by podrobně popisovat, jak údaje zaznamenáváte, jak je zpracováváte a uchováváte a jak může jednotlivec požádat o přístup k nim. Měli byste také zajistit, abyste vždy, když shromažďujete údaje, uvedli odkaz nebo podrobnosti o FPN, aby jednotlivec věděl, jak bude váš podnik jeho údaje používat.
Communications & Content Manager
Komentáře
Zatím žádné komentáře.
kam dále?
Podnikání se vám úspěšně rozvíjí, ale nestíháte? Možná je ten správný okamžik na přijetí prvních zaměstnanců. Jak na to? Kdo může být zaměstnanec a jak na české pracovní právo se dozvíte v článku.
V praxi se setkáte s různými typy smluv – pracovní, kupní, nájemní, smlouva o dílo atd. Pro zjednodušení práce bývá zvykem objednávka šablon nejčastěji používaných smluv u právníka – vy už potom jen doplňujete konkrétní údaje.
Zpětná logistika, tedy přeprava od zákazníka zpět k vám, hraje klíčovou roli v budování zákaznické spokojenosti a věrnosti. Podnikatelé a firmy si stále více uvědomují význam kvalitního ponákupního servisu, který kromě lepších vztahů se zákazníky přináší i důležitou konkurenční výhodu. V tomto článku se dočtete, jak mít zpětnou logistiku skutečně pod palcem.
Nařízení o ochraně osobních údajů poskytuje jednotlivcům rozsáhlá práva na jejich údaje a zároveň zavádí přísná pravidla pro to, jak podniky tyto údaje shromažďují, uchovávají a používají. Kontrolní seznam pro dodržování GDPR je tedy pro malé podniky nezbytný.
Udržujte si průběžný přehled o svých zakázkách. Jakmile to začnete dělat, nejen že získáte lepší představu, jaká práce je před vámi, ale brzy se budete moci dívat i do historie a vyhodnocovat, jak se vám daří dodržovat termíny. Začnete se zkrátka zlepšovat.
Pojištění podnikání je důležité z několika důvodů, které se týkají finanční stability, právní ochrany a celkového pokračování podnikatelské činnosti.
Národní hub pro startupy a podnikatele, kde najdete vše na jednom místě. To je CzechStartups.org. Co všechno tam najdete a jak to můžete využít pro své podnikání?
Jako podnikatelé a podnikatelky musíte neustále pracovat na rozvoji, sledovat novinky a přizpůsobovat se četným změnám. Kde ale rychle najít potřebné informace z oblasti legislativy a jak se v nich orientovat?
Podívejte se zdarma na záznam workshopu mentoringové platformy DoToho! na téma Když už k vedení firmy papír, tužka ani excel nestačí, kterým provází Adam Bárta
Vánoční svátky se blíží, což pro mnoho e-shopů znamená nárůst objednávek a s tím spojený tlak na logistické procesy. Zatímco pro zákazníky jsou Vánoce svátky klidu a radosti, pro firmy mohou představovat období stresu, kdy se zvyšuje poptávka po produktech a s tím i nároky na logistiku.
Jaké jsou rozdíly mezi mentoringem, individuální konzultací s expertem a stínováním a jakým způsobem mohou podpořit vaše podnikání a posouvat ho dál?
Pokud vlastníte e-shop, dříve nebo později nastane situace, kdy začnete řešit efektivní řízení skladových zásob. Nejpozději v tento moment narazíte na zkratku SKU. Co tento pojem znamená? Jak jej definovat, počítat a jaké výhody přináší jejich správa?
Při vstupu do světa podnikání se každý začínající podnikatel potýká s rozhodnutím, zda se stát plátcem DPH či nikoliv. Tato volba má zásadní vliv na administrativní zátěž, náklady a celkový průběh podnikání. Co jsou klíčové faktory při rozhodování, zda se stát plátcem DPH? A jaké jsou výhody a nevýhody být plátcem DPH nebo neplátcem DPH?
Přehled hlavních novinek v oblasti daní, které ovlivní podnikatele od začátku roku 2025. Co je potřeba vědět a na co se připravit.
Hledáte ucelený nástroj, jak si snadno a v pár minutách spočítat své celkové logistické náklady? Vnímáte svou logistiku jako nákladnou a rádi byste ji finančně zefektivnili? Nebo přemýšlíte o variantě outsourcingu logistiky, ale nedokážete najít finanční metriku pro porovnání se svým stávajícím řešením?
Vaše podnikání neustále roste a vy začínáte narážet na limity svého stávajícího skladového systému? Stále častěji objevujete problémy s dohledáváním zboží nebo rozdíly ve fyzickém a systémovém množství produktů? Tak právě teď nastal čas opustit variantu „tužka-papír“, Excel nebo jiný nedostačující systém. Přejděte na komplexní skladový software, který pokrývá všechny potřeby vaší logistiky!
Logistika je neoddělitelnou součástí každého e-shopu. Kvalita její procesů se výrazně podepisuje na úspěšnosti podnikání. Zvlášť v dnešní době, kdy je ze strany zákazníků kladen stále větší důraz na přesnost a rychlost v doručování zásilek nebo originalitu balení. Jak ze své logistiky udělat silnou konkurenční výhodu?
Správné rozdělení úkolů a kompetencí je základním kamenem úspěšného podnikání, i když máte jen malý tým. Efektním delegováním úkolů zajistíte optimální vytížení pracovníků a tím hladký provoz. Jak tedy na to?
Máte originální nápad, budujete povědomí o značce, váš produkt nebo služba jdou čím dál více na odbyt? Jak ale zajistíte, že vaši práci někdo nenapodobí nebo přímo nezkopíruje? Nejjistějším způsobem je včasná registrace ochranné známky. Díky ní budete mít v případných právních sporech pokaždé navrch.
S podnikáním je spojena řada povinností i kontrol z různých úřadů. Se správnou přípravou se ale nemáte čeho se bát. Zjistěte, na co se které kontroly zaměřují, jaké postihy vám hrozí v případě, že byste nesplnili povinnosti dané zákonem a buďte připraveni!
Vaše podnikání se utěšeně rozrůstá a vy spokojeně používáte osobní e-mailové schránky Gmail, které vám umožňují zdarma nahrávat a sdílet data přes Google Disk. V čem ale může být háček?
Nepodceňujte péči o vaše vnitřní předpisy. Některé jsou dané legislativou, jiné fungují na dobrovolné bázi, všechny ale zpřehledňují firemní prostředí a zjednodušují orientaci v něm. Měly by být firmě „šité na míru“, aktuální a vždy přístupné zaměstnancům.
Udržitelnost není jen o ochraně planety – je to i skvělý způsob, jak si získat věrné zákazníky a ušetřit náklady. Představuje také příležitost, jak se sladit s měnícími se zákaznickými požadavky – koneckonců je v zájmu nás všech, abychom budoucím generacím zanechali životní prostředí v co možná nejlepším stavu. Proto vám Lemonero přináší 9 konkrétních tipů, jak váš e-shop přeměnit na zelený a udržitelný!
Ve spolupráci s odborníkem na dotace Jiřím Kvízem ze společnosti Grantuj jsme pro vás připravili online workshop zaměřený na možnosti financování mikro-, malých a středních podniků. Prezentaci z workshopu si můžete stáhnout zdarma přímo z tohoto článku. Najdete tu také záznam, abyste si materiály mohli nastudovat, ať už jste na workshopu byli nebo ne.
Připravili jsme pro vás workshop na téma "Rozjeďte své podnikání online" s expertem na rozvoj podnikání a online produkty Tomášem Zíslerem. Studijní materiály k workshopu němu najdete zdarma ke stažení v tomto článku. Můžete se k nim tak snadno vrátit anebo je nastudovat i pokud jste na workshopu nebyli.
