logo

Proč se vyplatí používat ve firmě placený Gmail

Proč se vyplatí používat ve firmě placený Gmail

Vaše podnikání se utěšeně rozrůstá a vy spokojeně používáte osobní e-mailové schránky Gmail, které vám umožňují zdarma nahrávat a sdílet data přes Google Disk. V čem ale může být háček?

cover

Úroveň

Středně pokročilý

Doporučený čas

2 min

Bez administrátorského rozhraní se ale může stát, že časem začnete mít v cloudu nepořádek, a kvůli špatně nastavenému sdílení anebo smazání účtu vlastníka dokumentů pak nemůžete nic dohledat. Jak právě takovou firmu v AppSatori dostali do bezpečí Google Workspace Business Starteru?

Picture 1.png

Skript 1: velký přesun dat

Naším úkolem bylo dostat všechna data na firemní účet, odkud by se dala znovu a správně sdílet. Zní to jako hračka, ale je to trochu složitější. Pokud používáte základní tarif Google Workspace Business Starter, neumožňuje vám Google jednoduše přesunout vlastnictví souborů z jednoho účtu na druhý. V tomto případě tedy z osobních účtů (@gmail.com) na firemní účet na doméně (Google Workspace). Napsali jsme proto skript, který dokáže vytvořit kopie všech souborů se zachováním složkové struktury.

Oproti běžným řešením má dvě výhody:

  • Zachová typ souborů, takže Google Dokument neztratí své vlastnosti kvůli převodu na Word.
  • Zvládne převést i komentáře v dokumentech.

Tím vznikla jedna velká složka se stávající firemní strukturou a dalšími daty pro převod. Složku jsme sdíleli na nově vytvořený firemní Google Workspace účet, pod kterým jsme skript spustili. Abychom uživatele nerušili u práce, přesouvalo se přes 22 000 souborů o více než 60 GB během víkendu. Nakonec jsme nově vytvořenou strukturu nasdíleli zaměstnancům, kteří měli mít do daných podsložek přístup.

Picture 1.png

Skript 2: nic vám neunikne

Aby byl přechod co nejhladší, je vedle zachování struktury souborů a složek potřeba se ujistit, že během migrace nezmizí ani údaje o vlastnících souborů, ani seznam lidí s přístupem, názvy nebo původní ID. Vytvořili jsme proto druhý skript, který zálohoval všechny původní informace do speciální Google Tabulky, a pak prošel každý soubor včetně nastavení sdílení a upravil ho, aby zůstali jen:

  • vlastník souboru (kterého samozřejmě nelze odebrat),
  • nově vytvořený účet archiv@vase-domena.cz,
  • majitel a jeho firemní @gmail.com.

Ve firmě tak získali dokonalý přehled, jestli k souborům a složkám nemá přístup někdo neoprávněný, a kromě toho také možnost obnovovat smazané dokumenty až 25 dní od jejich vymazání a možnost převést vlastnictví souborů na jiný firemní účet v případě, že zaměstnanec z firmy odejde.

Picture 1.png

Do bezpečí se nakonec dostala nejen data na Google Disku, ale i ta, která prochází firemními e-maily, kde se denně vyřizují důležité smlouvy, schvalují procesy, domlouvají schůzky a sdílí důvěrné informace.

Začínáte teď o přechodu na placený Google účet taky přemýšlet? Jako certifikovaný český Google Cloud Premier Partner vám v AppSatori rádi pomůžeme. Vstupní konzultaci máte od nás zdarma.

O autorovi

Jana působí v AppSatori od roku 2021 a má na starosti PR a marketingovou komunikaci. Má za sebou 15 let v marketingu a Digitální akademii: Web od Czechitas. V AppSatori využívá oboje a je to velká výzva a zábava.

Jana Voborská

Jana Voborská

PR & Communications Manager

AppSatori

Komentáře

Zatím žádné komentáře.

kam dále?
zkuste naše další služby

Manuály a nástroje

Usnadněte si práci díky jednoduchým a srozumitelným návodům a radám. Přinášíme i tipy na nástroje, které vám ušetří hromadu času.⁠

Pokračovat

Konzultace na míru

Poraďte se s odborníky, čelte svým výzvám společně s mentorem nebo nahlédněte pod ruce dalším podnikatelům.

Pokračovat

Akce

Zúčastněte se akcí osobně nebo online. Připojte se k nám a objevte inspiraci, znalosti a nové příležitosti pro růst vašeho podniku.

Pokračovat