Správné řízení skladových zásob je jedním z hlavních předpokladů úspěšného e-commerce podnikání. Může mít velký vliv jak na vaše cash flow, tak i konečný zisk. A právě pochopení pojmu FIFO zde hraje významnou roli.

V ideálním světě je poptávka po vašich produktech stálá v čase, váš dodavatelský řetězec dodává zboží v přesných termínech, produkty jsou vyráběny v požadované kvalitě, dle vašich potřeb atp. V jistou chvíli však zjistíte, že se jedná o mnohdy vzdálenou realitu. Zvlášť v dnešní době, kdy jsme svědky sílící inflace, což pocítíte u dodavatelů v momentě, kdy se rozhodnete své zásoby doplnit.

Jak s tímto kolísáním / navyšováním cen pracovat? Jak byste měli přistupovat ke skladování a další manipulaci zboží, včetně sledování účetní hodnoty svých zásob?

V praxi se používá několik metod, ale tou bezesporu nejběžnější je metoda FIFO. A jak už řádky výše napovídají, je důležité na ni nahlížet jak ze stránky logistické, tak i finanční.

Co je to metoda FIFO

Zkratka FIFO pochází z anglického First In First Out. Jedná se o metodu řízení toku materiálu a zásob, při které se vždy vyskladňuje nejstarší, tj. nejdříve naskladněné kusy produktu.

V praxi jsou nově naskladňované produkty v regálech umísťovány za dříve přijaté kusy. V momentě přijetí objednávky je vychystáván produkt, který je na skladové pozici vpředu. Jedná se o nejběžněji používanou metodu. Pro představu nabízíme následující obrázek demonstrující zjednodušenou manipulaci se zbožím při využívání této metody.

Obr. 1: Skladová manipulace s produktem na skladové pozici při používání metody FIFO (pohled na skladovou pozici z profilu)

Zejména má tato metoda uplatnění u e-shopů, které prodávají produkty s datem trvanlivosti nebo produkty podléhající rychlé zkáze či s tendencí zastarávat. Takto nastavenou neustálou rotací produktů eliminujete riziko zbytečných finančních ztrát.

Poznámka: Obdobou je metoda FEFO, z anglického First Expired First Out. Při používání této metody se zohledňuje datum expirace produktů – nejdříve vychystávané zboží je to, co má nejbližší expiraci. Nebere se tak v potaz datum naskladnění nebo nutně nejbližší lokace skladové pozice konkrétního SKU. Je využívána zejména ve skladech s čerstvými potravinami nebo ve farmaceutickém průmyslu, kde by ignorování dat expirace mělo za následek obzvlášť vysoké ekonomické ztráty.

Jak s metodou FIFO pracovat v účetnictví

V účetnictví je nutné na konci každého účetního období nebo fiskálního roku ocenit celkovou zůstatkovou hodnotu zásob. Při této souvislosti se vypočítávají i tzv. přímé náklady na prodané zboží (COGS; z anglického Cost of Goods Sold).

Jak jsme si již uvedli dříve, cena pořizovaného zboží se mění v čase, v praxi jsou zpravidla později pořízené produkty dražší. Pokud pracujete s metodou FIFO, kdy nejdříve prodáváte starší kusy zboží s nižší hodnotou, mají konečné zásoby hodnotu vyšší. Metoda FIFO je tak tedy, kromě samotné skladové manipulace, využívaná také pro účely finančního vyjádření zásob. Navíc nabízí jednoduchý vzorec pro výpočet hodnot zůstatkových zásob.

Výpočty hodnot zásob jste také schopni sledovat a regulovat kvalitu svého dodavatelského řetězce, optimalizovat cash flow nebo eliminovat riziko vysokých nákladů za skladování, kdy se navíc často jedná o produkty, které jsou zastaralé nebo již neprodejné.

Poznámka: Snažte se maximálně generovat zisk. Náklady na zásoby, které nejste schopni prodat, negativně ovlivňují vaše cash flow. Navíc, některé z fulfillment společností si účtují vyšší náklady za skladování zboží s nízkou obrátkou. To platí například pro produkty, které jsou na skladě déle než 180 / 365 dní. Tímto způsobem se 3PL společnosti (popř. 3P, third party logistics, logistika třetí strany) snaží své klienty motivovat k jejich prodeji a optimalizovat tak své skladování.

POZOR: Je potřeba neustále aktualizovat a evidovat správné přímé náklady prodaného zboží. Pokud se například tyto náklady v krátkém časovém období ztrojnásobí, ale účetní při výpočtech použije zastaralé hodnoty, sníží se vám konečný zisk.

Metoda FIFO a oceňování zásob

Poradíme vám, jak u metody FIFO vypočítat přímé náklady na prodané zboží, když jejich hladina kolísá v čase. Při výpočtu přímých nákladů na prodané zboží (COGS) u metody FIFO vždy nejdříve počítáte s pořizovací cenou u dříve pořízených kusů konkrétního produktu (protože při skladové manipulaci vždy vychystáváte nejstarší kusy). A tuto jednotkovou pořizovací cenu vynásobíte počtem prodaných kusů.

Příklad č. 1: Společnost se sportovní výživou na začátku roku nakoupila 500 proteinových tyčinek, kdy za 1 kus zaplatila dodavateli 10,- Kč. Za 2 měsíce musela dokoupit dalších 700 kusů, nicméně již za vyšší cenu – 1 ks stál nově 12,- Kč.

• Společnost tak dohromady nakoupila 1 200 ks proteinových tyčinek
• Z těchto tyčinek však již 800 ks prodala

Celkové přímé náklady na prodané zboží (COGS; 800 ks) tedy jsou:

• COGS = (počet prodaných kusů z 1. dávky * pořizovací cena 1 ks) + (počet prodaných kusů z 2. dávky * pořizovací cena 1 ks)
• COGS = (500 ks * 10,- Kč) + (300 ks * 12,- Kč) = 8 600,- Kč

Celková hodnota zbývajících zásob na skladě je pak vypočítána tímto způsobem:

• Konečná hodnota zásob = zbývající kusy * pořizovací cena 1 ks
• Konečná hodnota zásob = 400 ks * 12,- Kč = 4 800,- Kč

  Příklad č. 2:

E-shop s dětským zbožím prodává dětské mléko. K 1. 1. 2021 jich měl na skladě 40 kusů s pořizovací cenou 200,- Kč. V průběhu roku nakoupil další dvě dávky, a sice v únoru 150 ks za jednotkovou cenu 220,- Kč, resp. v červenci 200 ks, kdy 1 ks stál již 250,- Kč. Během roku prodal celkem 300 ks tohoto dětského mléka. Na skladě tak na konci roku zůstalo 90 ks.

• COGS = (40 ks * 200,- Kč) + (150 ks * 220,- Kč) + (110 ks * 250,- Kč) = 68 500,- Kč
• Konečná hodnota zásob = 90 ks * 250,- Kč = 22 500,- Kč

Shrnutí

Metoda FIFO je nejběžnější metodu řízení toku materiálu a zásob, při které se vždy vyskladňuje nejstarší, tj. nejdříve naskladněné kusy produktu. FIFO se dále uplatňuje v účetnictví, kde promlouvá do oceňování zásob. Tato metoda sleduje přirozený tok zásob, zjednodušuje výpočet konečných účetních hodnot, poskytuje nejpřesnější čísla, usnadňuje evidenci nebo napomáhá v nastavování vhodných maloobchodních cen s požadovanou marží.

Maloobchodníkům, jejichž produkty podléhají datu expirace, doporučujeme metodu FEFO, a to z důvodu minimálních ztrát zapříčiněných prošlou lhůtou u produktů.

LIFO a další metody řízení toku materiálu a zásob

LIFO = Last In First Out, a jak už název napovídá, nejdříve vyskladňované zboží do objednávek je to, které bylo nejpozději naskladněno. Tedy opak metody FIFO. Tato metoda je vhodná pro nadrozměrné, těžké nebo špatně manipulovatelné zboží. Pokud například skladujete černé uhlí ve 25 kg pytlech, bylo by značně neefektivní vychystávat nejdříve naskladněné kusy, které jsou uloženy naspod skladovací pozice, a následně vše přeskládat. Nicméně společnosti prodávající tento typ produktů musí dávat pozor na zastarání původně naskladněných kusů.

Další metody řízení toku materiálu a zásob

• FEMAL (z anglického First Expiry Minimum Available Lifetime) je obdobou metody FEFO, nicméně se kromě nejkratšího data expirace bere v potaz také doba expirace, která vyhovuje zákazníkovi a jeho stanoveným limitům
• FESAL (z anglického First Expiry Shortest Ambient Lifetime) je upravenou variantou metody FEMAL, kde se expirace aktualizuje na základě předchozího zacházení s konkrétním kusem produktu (např. zohlednění při porušení teplotního řetězce)
• HIFO (z anglického Highest In First Out) funguje na principu přednostního vychystávání nejdražšího kusu konkrétního produktu za účelem snížení účetní hodnoty skladových zásob (vzácná, nedoporučujeme)
• LOFO (z anglického Lowest In First Out) je opakem metody HIFO, přednostně se vychystává nejlevnější kus konkrétního produktu za účelem zvýšení účetní hodnoty zásob (teoretická, nedoporučujeme)
• „Metoda První nalezená“ není ve skutečnosti metoda, ale běžný postup v případě zanedbaného řízení skladových zásob. Jednoduše řečeno se vychystává kus konkrétního produktu, na který se narazí jako první.