Proč se vyplatí používat ve firmě placený Gmail

Vaše podnikání se utěšeně rozrůstá a vy spokojeně používáte osobní e-mailové schránky Gmail, které vám umožňují zdarma nahrávat a sdílet data přes Google Disk. V čem ale může být háček?

Bez administrátorského rozhraní se ale může stát, že časem začnete mít v cloudu nepořádek, a kvůli špatně nastavenému sdílení anebo smazání účtu vlastníka dokumentů pak nemůžete nic dohledat. Jak právě takovou firmu v AppSatori dostali do bezpečí Google Workspace Business Starteru?

Skript 1: velký přesun dat

Naším úkolem bylo dostat všechna data na firemní účet, odkud by se dala znovu a správně sdílet. Zní to jako hračka, ale je to trochu složitější. Pokud používáte základní tarif Google Workspace Business Starter, neumožňuje vám Google jednoduše přesunout vlastnictví souborů z jednoho účtu na druhý. V tomto případě tedy z osobních účtů (@gmail.com) na firemní účet na doméně (Google Workspace). Napsali jsme proto skript, který dokáže vytvořit kopie všech souborů se zachováním složkové struktury.

Oproti běžným řešením má dvě výhody:

• Zachová typ souborů, takže Google Dokument neztratí své vlastnosti kvůli převodu na Word.

• Zvládne převést i komentáře v dokumentech.

Tím vznikla jedna velká složka se stávající firemní strukturou a dalšími daty pro převod. Složku jsme sdíleli na nově vytvořený firemní Google Workspace účet, pod kterým jsme skript spustili. Abychom uživatele nerušili u práce, přesouvalo se přes 22 000 souborů o více než 60 GB během víkendu. Nakonec jsme nově vytvořenou strukturu nasdíleli zaměstnancům, kteří měli mít do daných podsložek přístup.

Skript 2: nic vám neunikne

Aby byl přechod co nejhladší, je vedle zachování struktury souborů a složek potřeba se ujistit, že během migrace nezmizí ani údaje o vlastnících souborů, ani seznam lidí s přístupem, názvy nebo původní ID. Vytvořili jsme proto druhý skript, který zálohoval všechny původní informace do speciální Google Tabulky, a pak prošel každý soubor včetně nastavení sdílení a upravil ho, aby zůstali jen:

• vlastník souboru (kterého samozřejmě nelze odebrat),

• nově vytvořený účet archiv@vase-domena.cz,

• majitel a jeho firemní @gmail.com.

Ve firmě tak získali dokonalý přehled, jestli k souborům a složkám nemá přístup někdo neoprávněný, a kromě toho také možnost obnovovat smazané dokumenty až 25 dní od jejich vymazání a možnost převést vlastnictví souborů na jiný firemní účet v případě, že zaměstnanec z firmy odejde.

Do bezpečí se nakonec dostala nejen data na Google Disku, ale i ta, která prochází firemními e-maily, kde se denně vyřizují důležité smlouvy, schvalují procesy, domlouvají schůzky a sdílí důvěrné informace.